什么是工作流

工作流最早起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化領域，它是針對平時工作中的業(yè)務流程活動而提出的一個概念，目的是根據(jù)將工作分解成定義良好的任務或角色，根據(jù)一定的原則和過程來實施這些任務并加以監(jiān)控，達到提高效率、控制過程、提升客戶服務、增強有效管理業(yè)務流程等目的。

為了更好地實現(xiàn)某些業(yè)務工作目標，可以利用計算機在很多個參與人之間按某種既定原則自動傳遞文檔、信息內(nèi)容或者任務。只要信息在人與人、人與系統(tǒng)或者系統(tǒng)與系統(tǒng)之間進行傳遞，就必須構建工作流。

工作流類型介紹

工作流是在整個工作區(qū)中發(fā)生的，有些是結構化的，有些是非結構化的。當數(shù)據(jù)從一個任務轉移到另一個任務時，工作流就存在了。

但是，如果數(shù)據(jù)沒有流動，就沒有工作流。比如遛狗、去雜貨店和取干洗衣物等，這都不是工作流，而是任務管理。

主要的工作流包括以下三種：

1.流程工作流（Process Workflow）

當一組任務具有可預測性和重復性時，就會發(fā)生流程工作流。也就是說，在項目開始工作流之前，您已明確數(shù)據(jù)的流轉方向。比如采購申請批準工作流，一旦申請?zhí)峤?，每一步處理工作相對固定，工作流幾乎不會有變化?/p>

2.項目工作流（Project Workflow）

項目具有類似于流程的結構化路徑，但在此過程中可能具有更大的靈活性，項目工作流只適用于一個項目。比如發(fā)布一個新版本的網(wǎng)站，你可以準確預測項目的任務流程，但是這個任務流程不適用于另一個網(wǎng)站的發(fā)布。

3.案例工作流（Case Workflow）

在案例工作流中，對于數(shù)據(jù)流轉的方向是不明確的。只有收集到大量的數(shù)據(jù)時，數(shù)據(jù)流轉的方向才會比較明顯。比如保險索賠，一開始并不知道如何處理，只有經(jīng)過一番調(diào)查，才會明確。

大多數(shù)工作流管理軟件只針對流程工作流(可預測的和重復的)。但是，案例工作流和項目工作流也很重要，辦公室里的大部分工作都屬于這兩類。輕流可以滿足您對任意一種工作流的需求。

以人為中心VS以系統(tǒng)為中心的工作流

在以人為中心的工作流中，大多數(shù)任務都分配給了人。如對于公司的進銷存管理，公司的管理人員需要審批數(shù)據(jù)、創(chuàng)建新內(nèi)容以及反復檢查數(shù)據(jù)。

在以系統(tǒng)為中心的工作流中，大多數(shù)任務是由機器完成的，幾乎不需要人工參與。如創(chuàng)建一個財務報告，可以在每個月的同一時間觸發(fā)一個工作流，從不同的應用中獲取特定的數(shù)據(jù)，并將其合并為一個報告。一個系統(tǒng)可以輕松執(zhí)行所有任務。

自動化工作流VS手動化工作流

在手動化工作流中，一個人必須時刻跟進申請，并手動發(fā)送到每個申請人處。例如，當員工填寫報銷單時，她必須通過電子郵件將其發(fā)送給經(jīng)理以獲得批準。經(jīng)理批準后，她必須通過電子郵件發(fā)送到財務部門。財務部門收到后，需要付款并電子郵件告知員工付款已經(jīng)完成。

在自動化工作流中，當人工完成某項任務時，她不負責將數(shù)據(jù)傳遞給下一個人。系統(tǒng)會自動管理任務流，包括通知、截止日期和提醒，最后會自動發(fā)送到財務部門進行處理。

還可以設置金額限度，如果金額小于一定數(shù)目，可以觸發(fā)一個功能來直接支付并自動給員工發(fā)電子郵件。

在手動化工作流中，必須手動更新電子表格，也需要發(fā)送大量消息和電子郵件來了解項目所處的狀態(tài)。而在自動化工作流中，追蹤項目可以直接在系統(tǒng)中直接看到。因此自動化工作流可以為員工節(jié)省大量的手動操作時間和操作錯誤，顯著提高工作效率。

重視工作流管理的公司都會使用工作流管理軟件。使用輕流進行工作流管理，您需要按照需求創(chuàng)建一個內(nèi)容豐富的表單，并搭建一個清晰的流程。然后，申請人填寫初始表單，軟件自動將流轉處理申請的數(shù)據(jù)，直到完成為止。最后，會有可視化報表顯示數(shù)據(jù)的情況。

工作流自動化的好處

1.消除冗余的任務提高效率

通過輕流進行信息收集，可以舍棄使用Excel進行填寫，并可以自動整理數(shù)據(jù)。通過輕流進行數(shù)據(jù)流轉，可以舍棄使用電子郵件進行交流。最后，通過輕流進行數(shù)據(jù)分析，可以舍棄手動創(chuàng)建數(shù)據(jù)報表。三個環(huán)節(jié)都可以消除冗余的任務，并提高效率。

2.更高的可視化程度

輕流強大的報表功能可以讓你快速分析數(shù)據(jù)情況，清晰的跟進項目的實施情況。

3.明確各節(jié)點負責人的責任

無論采用哪種工作流類型，都可以將工作分配到每個節(jié)點負責人手里，而且每一步操作內(nèi)容都可以通過流程日志進行查看，方便后期責任的確認和追蹤。

目前，輕流已經(jīng)與超過100000家海內(nèi)外企業(yè)、政府和學校達成了戰(zhàn)略合作，對流程管理有了更加深入的研究。如果你正在尋求工作流管理工具，歡迎一起交流探索！