大家好，今天兌觀科技小編又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內(nèi)容為——一不動產(chǎn)登記檔案管理模式探析

不動產(chǎn)登記檔案是在不動產(chǎn)登記過程中形成的對社會有價值的各種形式的記錄，它反映不動產(chǎn)物權(quán)變動的情況。

隨著市場經(jīng)濟尤其是房地產(chǎn)市場的不斷發(fā)展，不動產(chǎn)登記檔案的法律價值和社會作用日漸突出。同時，由于不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的實施和登記量的不斷增多，登記檔案的管理模式也應(yīng)隨時代的發(fā)展變化更新。

不動產(chǎn)登記檔案的特點

廣義的登記檔案由不動產(chǎn)登記簿和登記材料組成，前者是在登記過程中形成的結(jié)果，是記載不動產(chǎn)自然狀況、權(quán)利狀況以及其他依法應(yīng)當?shù)怯浀氖马?；后者由申請人提交的申請材料及登記人員在登記查驗過程中形成的材料共同組成。登記檔案既是登記的成果，是權(quán)利人取得相應(yīng)權(quán)利的法定依據(jù)，也是日后權(quán)利人及利害關(guān)系人、公法機構(gòu)查詢利用的依據(jù)。

當前，不動產(chǎn)登記檔案主要呈現(xiàn)四個方面的特點。

一是以電子化表現(xiàn)方式為主。登記檔案一般是由電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種表現(xiàn)形式相互印證，電子檔案可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)該包含紙質(zhì)檔案的所有內(nèi)容，考慮到檔案庫房的容量，通常不必將電子登記簿全部轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)登記簿予以保存。

二是具有相對的現(xiàn)勢性。不動產(chǎn)登記檔案所反映的不動產(chǎn)狀況應(yīng)當是不動產(chǎn)所在現(xiàn)場狀態(tài)的如實反映，也就是登記簿的記載要素適時地與現(xiàn)有不動產(chǎn)狀況相對應(yīng)，特別是自然狀況應(yīng)當具有現(xiàn)勢性，但由于不動產(chǎn)登記大多數(shù)為依申請才啟動，如果權(quán)利人不申請造成現(xiàn)實的自然狀態(tài)、權(quán)利狀況與登記簿不符，登記機構(gòu)也不得自行修改。

三是具有動態(tài)性。不動產(chǎn)交易行為的發(fā)生、權(quán)利人名稱的變化、不動產(chǎn)的擴改建或消失等都可能導致登記的發(fā)生，只要有新的登記發(fā)生則登記檔案也會隨之增加，不動產(chǎn)處于不斷的變更之中，登記檔案的增量取決于不動產(chǎn)物權(quán)變動的活躍度。

四是具有關(guān)聯(lián)性。除了電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)性，統(tǒng)一登記前各登記部門形成的不同檔案之間也具有關(guān)聯(lián)性。以房、地登記檔案為例，統(tǒng)一登記前房、地檔案按各自規(guī)則分別歸集，統(tǒng)一登記后從完整性角度考慮，應(yīng)當將房、地檔案聯(lián)結(jié)起來形成完整的檔案，而紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)也應(yīng)建立在電子檔案關(guān)聯(lián)之基礎(chǔ)上。

電子檔案的形成模式

電子檔案應(yīng)當包含信息和圖像兩類數(shù)據(jù)。

隨著不動產(chǎn)登記逐步走向網(wǎng)上申請，在申請階段就產(chǎn)生了電子信息數(shù)據(jù)。從來源看，登記信息數(shù)據(jù)主要來自三個方面：申請人申請時錄入的信息、登記人員各個登記環(huán)節(jié)的錄入信息、從共享數(shù)據(jù)庫所獲取的信息。當生成登記簿時，即自動產(chǎn)生了電子檔案的一部分即信息數(shù)據(jù)。

圖像數(shù)據(jù)主要通過申請人的上傳、受理審核人員的掃描或拍照等方式獲取，但這些登記過程中獲取的圖像數(shù)據(jù)通常并不符合檔案管理的要求，而且要與紙質(zhì)檔案形成對應(yīng)關(guān)系，要給予實體庫房的庫位號。因此，在所有登記環(huán)節(jié)結(jié)束后，還需要進行電子信息和紙質(zhì)資料整理，直到編成庫位號，形成完整的電子圖像檔案。

電子檔案通常早于紙質(zhì)檔案而產(chǎn)生（紙質(zhì)資料整理上架后才算是真正意義上的紙質(zhì)檔案），因此不動產(chǎn)登記電子檔案依賴于登記的一系列程序而自然形成，電子檔案的歸集和管理系統(tǒng)應(yīng)當包含于不動產(chǎn)登記系統(tǒng)中，是其重要組成部分。在建立不動產(chǎn)登記信息平臺時，應(yīng)一體化設(shè)計登記與檔案管理模式，充分利用登記過程中接收和生成的數(shù)據(jù)自動形成電子檔案信息數(shù)據(jù)，減少人工輸入，確保信息數(shù)據(jù)的準確性，在圖像數(shù)字化處理后最終形成完整的電子檔案。

紙質(zhì)檔案的歸集模式

傳統(tǒng)紙質(zhì)不動產(chǎn)登記檔案編號以不動產(chǎn)登記單元號作為編排方式，即圍繞此不動產(chǎn)發(fā)生的各個登記而產(chǎn)生的檔案都集中裝訂于同一檔案盒內(nèi)。這種檔案歸集模式符合登記檔案量少、查詢量少、電子檔案尚未健全的情況，其弊端隨著檔案量的增多越發(fā)明顯：因為無法預料某不動產(chǎn)的登記頻率，使得預留空間過大或過??；檔案庫房經(jīng)常面臨擴大改造問題；經(jīng)常性地拆并檔案，加速檔案的損壞；異區(qū)域辦理的登記檔案必須集中存放等。

為避免上述弊端，當前各地在紙質(zhì)檔案編排時大多轉(zhuǎn)向了流水號方式。這種方式適應(yīng)了新的形勢—— 日復一日的查詢更多的是以電子檔案為主，當電子檔案無法查詢到所需要內(nèi)容或需要進一步核實時才會查詢紙質(zhì)檔案，而且有利于節(jié)約檔案存儲空間，因為不再需要預留空間，只需按登記后整理資料的順序一一排列即可。此外，由于不需頻繁拆并已上架的檔案，不但減少很多工作量，也有利于紙質(zhì)檔案的保護。

這種方式更加便于滿足不動產(chǎn)統(tǒng)一登記便民利民的需要。以江蘇省力推的“四全”服務(wù)模式為例，在同一個不動產(chǎn)登記行政區(qū)域內(nèi)按地理區(qū)域安排多級多個服務(wù)網(wǎng)點，將登記從原來相對集中的一級管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)檠由斓蕉鄠€網(wǎng)點直到鄉(xiāng)鎮(zhèn)網(wǎng)點的二級管理模式，檔案管理只需相對集中于一級網(wǎng)點，即根據(jù)誰受理申請誰存放與保管檔案的原則，檔案最終存放于各區(qū)域的一級登記網(wǎng)點即可。盡管紙質(zhì)檔案存放在不同的區(qū)域，但是通過不動產(chǎn)單元號和庫位號可以將電子檔案與紙質(zhì)檔案彼此相聯(lián)，同樣能方便地查知該不動產(chǎn)的一系列物權(quán)變動情況。

已滅失權(quán)利檔案的管理

不動產(chǎn)登記形成的權(quán)利有些是永久的，如房屋所有權(quán)；有些是長期的，如土地使用權(quán)長則七十年，短則十年或幾年；有些是暫時的，如異議登記、預告登記；有些權(quán)利滅失后不會再有，如抵押權(quán)注銷后即消失，即使重新設(shè)定抵押權(quán)，其與已注銷的抵押權(quán)也無任何法律關(guān)系。

而我國的檔案保管期限分為永久和定期，其中定期又分為長期和短期。永久是無期限地保存下去，而長期的保存十六年到五十年，短期的保存十五年以下。不動產(chǎn)登記檔案因登記權(quán)利和內(nèi)容不同，也會有不同的保管期限。

不動產(chǎn)權(quán)利可分為基礎(chǔ)權(quán)利和其他權(quán)利兩類，基礎(chǔ)權(quán)利是土地使用權(quán)和房屋所有權(quán)，其他權(quán)利如抵押權(quán)、用益物權(quán)都附著于基礎(chǔ)權(quán)利，可稱為從權(quán)利。從權(quán)利會因約定時間屆滿或法定事項的出現(xiàn)而消失，短則幾個月，長則十年、數(shù)十年。

還有部分登記類型也是基于基礎(chǔ)權(quán)利而產(chǎn)生，如預告登記基于當事人即將取得的基礎(chǔ)權(quán)利而預先性登記，異議登記是對已登記的權(quán)利提出異議。針對不動產(chǎn)登記類型應(yīng)適當?shù)胤诸惞芾?，按類別存放于不同庫位上，并對不同的登記類型設(shè)定可以銷毀的時限。而對已滿存放年限的檔案進行銷毀，可以為新增檔案騰出空間。