第1章 總則

第1條 目的

為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

第2條 適用范圍

本制度適用于采購合同管理的相關事宜。

第2章 采購合同的編制

第3條 公司采購部是采購合同的對口管理單位，負責公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。

第4條 本公司一次性采購物品金額高于50000元時，必須簽訂采購合同；外地采購必須簽訂合同。

第5條 采購合同的編制程序如下圖所示。

采購合同編制程序示意圖

第6條 正式的采購合同必須包括以下9個方面的主要內容。

1．合同簽訂雙方的姓名、地址和聯系方式。

2．采購物品的單價、總價。

3．采購物品的數量與規(guī)格型號。

4．采購物品的品質和技術要求。

5．采購物品的履約方式、期限、到貨地點。

6．采購物品的驗收標準和方式。

7．付款方式和期限。

8．售后服務和其他優(yōu)惠條件。

9．違約責任和解決爭議的方法。

第7條 采購合同的條款內容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。

第3章 采購合同的簽訂

第8條 與公司簽訂采購合同的供應商必須具備法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，采購部應審驗其委托證明。

第9條 公司與供應商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。

第10條 對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應商，供應商進行蓋章簽字后回傳，再由公司蓋章簽字后發(fā)給供應商回執(zhí)，即視為合同成立。

第11條 簽訂后的合同由財務部保管。

第4章 采購合同的執(zhí)行與控制

第12條 合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應及時向供應商發(fā)送訂貨單，使供應商及時準備公司所需的物品。

第13條 采購部應配合校區(qū)使用部門做好采購物料的進廠驗收工作，當所采購的物料不符合合同所約定的質量要求時，采購部應積極聯系供應商進行處理。

第14條 采購部應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細地進行書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

第15條 采購合同進度控制的具體內容如下。

1．采購部應本著經濟性的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時還能保證采購物料滿足生產的需求。

2．對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數多、監(jiān)控過程比較復雜的現象，應要求供應商提供進度安排，采購部根據進度安排與供應商進行聯絡和協商，確保物料能夠及時運送到公司。

3．如果供應商提供的物資將延緩公司的正常的教學秩序，采購部應減少在供應商處的采購數量并與其他供應商聯系，增加采購數量。

第16條 在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應商的關系，將供應商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，以便于在新開學校增多而加大物料采購時能夠得到及時供應、在生產淡季時能夠縮減或取消物料采購。

第5章 采購合同的修改與終止

第17條 在合同執(zhí)行過程中，因供應商的原因造成無法按量供應采購物料，采購部經調查核實，可與供應商簽訂新的采購物料的數量規(guī)定，作為采購合同的附件執(zhí)行。

第18條 在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生重大變化，采購部可與供應商進行協商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。

第19條 在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導致供應商無法按時交貨，采購部經過核實后，可與供應商進行協商，簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的附件執(zhí)行。

第20條 有下列情形之一者，視為合同終止。

1．因不可抗力導致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。

2．因市場環(huán)境或需求的變化，一方提出取消合同，由雙方協商解決賠償事宜。

3．一方出現違背合同條款的狀況。

4．出現逾期沒有履行合同約定的狀況。

5．發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項。

第6章 合同糾紛的處理與合同管理

第21條 當公司與供應商所簽訂的合同出現糾紛時，一般可采取如下4種處理方法。

1．與供應商協商解決。

2．請第三方協調解決。

3．由仲裁機構進行仲裁。

4．通過法律途徑解決。

第22條 采購合同的簽訂人員與采購資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列情形之一者，公司將根據情節(jié)的輕重進行相應的處理。

1．泄露合同內容。

2．私自更改合同內容。

3．丟失合同。

4．在合同簽訂或資料保管過程中損害公司利益。

第23條 參與采購合同履行與監(jiān)督的人員要嚴格遵守公司的相關規(guī)定，若違反規(guī)定給公司造成經濟損失或其他損失的，公司將根據性質與情節(jié)輕重對責任人進行行政和經濟處罰，情節(jié)嚴重者將依法追究其法律責任。

第7章 附則

第24條 本制度未盡事宜，依照國家相關的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

第25條 本制度由采購部制定，并保留對其的解釋和修訂權。

第26條 本制度經總經理或分管副總辦公會議審議通過后執(zhí)行。