(第一篇)

您是否有過(guò)這樣的經(jīng)歷，臨時(shí)需要提供護(hù)照信息、學(xué)歷信息、房產(chǎn)信息、榮譽(yù)信息、車輛信息等情況時(shí)，翻箱倒柜的找原件，搞得自己焦頭爛額還差點(diǎn)誤事兒。

到醫(yī)院看病，醫(yī)生讓提供以前的診斷記錄卻找不到。醫(yī)生開的藥方時(shí)間久了忘了，再犯同樣病時(shí)，還要找醫(yī)生開藥方。

孩子第一叫爸爸媽媽的聲音、孩子歷年大考的成績(jī)記錄，明明存起來(lái)了，但是，由于資料太多，用的時(shí)候怎么找都找不到。

個(gè)人隨筆、心靈感悟、工作筆記，會(huì)議記錄等，記完了想翻閱其中的一篇，找的時(shí)間多于看的時(shí)間。

自己收藏的書畫、玉器、錢幣、郵票、瓷器等等，需要用的時(shí)候，最重要那件卻想不起來(lái)放哪兒了。

如果您存在上述的問(wèn)題，那么請(qǐng)關(guān)注我。我將用三篇文章，教會(huì)您建立自己的私人“百度”，實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息智能管理，使你的工作生活更為便捷高效。

1、 建立個(gè)人信息管理中心的第一步，在手機(jī)上下載一款云筆記軟件。

所謂云筆記，即具備跨平臺(tái)功能的信息管理軟件，輸入或上傳信息會(huì)自動(dòng)同步到手機(jī)、電腦、平板等多設(shè)備。

云筆記可以處理文字、圖片、錄音、網(wǎng)頁(yè)、文檔、表格等，支持豐富的文件格式，具備智能搜索功能，輸入或上傳內(nèi)容快速同步到云端，不會(huì)丟失數(shù)據(jù)，同時(shí)，具有共享和分享功能。

目前，市場(chǎng)上比較知名的云筆記軟件有“印象筆記”、“有道云筆記”、“為知筆記”等。用戶可以根據(jù)自己的使用習(xí)慣自行選擇。

2、 建立個(gè)人信息管理中心的第二步，是搭建個(gè)人信息管理中心體系。

搭建信息管理中心體系，其實(shí)就是對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行分類的活動(dòng)，這是個(gè)人信息管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。

信息管理體系沒(méi)有統(tǒng)一模式，不同的人員，因?yàn)槟挲g不同，工作和興趣愛(ài)好不同，信息管理體系的類目也應(yīng)各不相同。

圖1：信息管理體系圖例

家庭信息管理體系一般分三個(gè)層級(jí)。即一級(jí)類目、二級(jí)類目、三級(jí)類目。（見(jiàn)上圖）

為了使信息管理體系整潔有序又具備延展性，要對(duì)一級(jí)類目、二級(jí)類目進(jìn)行編碼。

編碼通常有兩種方法。一種是英文字母 數(shù)字；一種是杜威十進(jìn)制編碼法。

這兩種編碼方法都具備自動(dòng)排列、充分延展的特點(diǎn)，能滿足未來(lái)個(gè)人信息增長(zhǎng)需要。

圖2：英文字母 數(shù)字編碼法

圖3：杜威十進(jìn)制編碼法

3、 個(gè)人信息管理體系的分類要求。

在搭建信息管理體系時(shí)，要清楚自己建立信息管理體系的定位是什么？主要想解決哪些問(wèn)題？哪些信息需要進(jìn)入管理體系？想清楚這些問(wèn)題后，就可以搭建自己的家庭信息體系了。

搭建前先用“思維導(dǎo)圖”列出體系名稱，審視沒(méi)有大的問(wèn)題后，就可以具體操作了。

分類要堅(jiān)持統(tǒng)一維度的原則，不能一會(huì)兒按照流程分類，一會(huì)兒又按照時(shí)間分類，多維度分類會(huì)導(dǎo)致存檔內(nèi)容的混亂，給后期使用造成麻煩。

分類一般按照事物“性質(zhì)”進(jìn)行并盡量簡(jiǎn)潔。好的分類不是數(shù)量越多越好，而是能把紛繁的事物高度概括，形成條理清晰的脈絡(luò)，使用起來(lái)才會(huì)方便順手。

太細(xì)的分類會(huì)把信息管理體系變得繁雜，粗放的分類 云筆記強(qiáng)大的搜索功能，會(huì)使家庭信息管理體系更加靈活高效。

4、 個(gè)人信息管理體系的命名要求。

信息管理者要清楚的知道建立個(gè)人信息管理體系的思路，知道一級(jí)類目、二級(jí)類目有多少，一級(jí)類目、二級(jí)類目命名要能體現(xiàn)對(duì)同一事物的高度概括。

三級(jí)類目筆記的命名則比較靈活，一般都是由筆記標(biāo)題 存儲(chǔ)時(shí)間 關(guān)鍵詞構(gòu)成，必要的時(shí)候，可以在一些重要筆記前加星號(hào)予以強(qiáng)化。

一級(jí)類目中，通常把“收件箱”放在最前面?！笆占洹笔莻€(gè)人信息的中轉(zhuǎn)站，進(jìn)入信息管理體系的筆記或者文檔，一般都先進(jìn)入“收件箱”，再由信息管理者審閱后或是刪除，或是進(jìn)入相應(yīng)的筆記本。

對(duì)于一些類型明確的有保存價(jià)值的筆記或文檔，也可以直接進(jìn)入相應(yīng)的筆記本中。

再則就是“工作臺(tái)”，通常在“收件箱”之后，存儲(chǔ)在“工作臺(tái)”中的文檔或者筆記，通常都是信息管理者當(dāng)下正在處理的項(xiàng)目或工作內(nèi)容，等項(xiàng)目或工作內(nèi)容完結(jié)后，再把辦結(jié)的文檔移動(dòng)到相應(yīng)的筆記本中歸檔。

筆記查找一般都是通過(guò)搜索來(lái)完成的，只要記住筆記中的關(guān)鍵詞、標(biāo)注的星號(hào)或者時(shí)間，都能通過(guò)模糊查找快速找到目標(biāo)文檔。

本課的講解就到這里。如何建立個(gè)人信息管理體系您學(xué)會(huì)了嗎？在接下來(lái)的兩節(jié)課里，我將為大家講解家庭檔案、個(gè)人藏品的收集、整理、保管、利用以及信息安全問(wèn)題。

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