會議管理規(guī)范（會議管理規(guī)范手冊）

管理制度及規(guī)范

第316篇

會議管理規(guī)范

會議是各級管理人員進行決策，貫徹上級指令，布置工作任務，分析情況，協(xié)調關系最經(jīng)常、最重要的一種形式。如何開好會議，是一項很重要的管理藝術。

一、做好會議的準備

（1）會議主持人。例如生產(chǎn)（制造）部長首先必須和核心人員確定會議的中心議題，要達到的目的、召開會議的時間、參加會議的人員、地點等等。

（2）將會議議題事先通知有關與會人員，以便與會者做好會議發(fā)言的準備。

（3）準備好會議所需的各種材料，如書面報告、總結等。安排好會議的地點，做好其他物資方面的各種準備。

（4）會議主持人還要就會議的進程進行設想，可能會出現(xiàn)什么分歧意見，怎樣統(tǒng)一思想。為此，條件允許，會前應找有關人員單獨交換意見，以便掌握情況，做好會前的思想疏通工作。

二、掌握好會議的進程

（1）準時開會。一定要有個會議登記本，遲到、缺席都應有考核，不管人員是否到齊，開會一定要準時，這是主持人的責任和魄力所在。

（2）開場白要簡短。限制在一分鐘左右，直接了當宣布會議的意義、目的、議題和要求。開場白要認真準備，琢磨用詞。富有互動性、啟發(fā)性的開場白能一下把與會者的注意力集中到會議議程上來。

（3）防止冷場。會議中，突然一陣沉默，每個人都在等待別人的講話，如此難堪的情景令人窒息。主持人要立即做些啟發(fā)、評論或解釋、提問等工作。

（4）讓人人發(fā)表意見。要盡可能讓與會者，特別是那些沉默不語的人講話，只有人人表態(tài)，才能集思廣益，還可以杜絕會后議論。誰愛會后議論，你就盯住他，讓他充分講話。為了讓人人發(fā)表意見，主持人不要評論各種意見的“是”與“非”。

（5）控制情緒對立。有時會議爭論得激烈時，就可能導致相互抬扛，甚至失去理智而發(fā)生對立。因此，主持人一定要注意會場情緒的控制，要及時“滅火”，把話從“爆炸點”引開，用幽默調節(jié)會議氣氛，指出雙方都有一定的道理，不要偏袒任何一方。緊張氣氛一解除，再引導大家現(xiàn)實地對待有爭論的問題。

（6）杜絕“小會”。保持與會者一次只聽一個人講話，這是維持會議秩序所必須的。會議秩序的穩(wěn)定，才有利于人人發(fā)表意見，減少產(chǎn)生情緒對立的機會。

（7）澄清混亂模糊的信息。會議討論時，往往會產(chǎn)生不理解、誤會。主持人要隨時注意消除誤解，既可節(jié)約時間，又可避免不必要的分歧和爭論。比如：“老陳，你說的是不是這個意思……”?！袄贤?，你說的我還沒理解，能不能更詳細地談談您的看法？”“老劉，您能不能就這一問題給補充一下”。

（8）經(jīng)常進行簡短概括。會議進行一定時間后或就某一觀點基本統(tǒng)一認識后，要進行精簡的概括或歸納，這樣可以使與會者感受到會議的節(jié)奏，有助于澄清分歧點，一步一步統(tǒng)一思想。還可避免就某一問題的議論擴大化而跑題。

（9）給意見被否定者創(chuàng)造一個下臺階的環(huán)境。在會上，有時要一個人迅速地轉變立場是很難為情的。因此，主持人要善于補臺圓場，指出某某的意見也有可取之點，只是目前條件還達不到，或者說原來我也有這種想法，現(xiàn)在看來行不通等等。

三、結束會議

結束會議前要制定或引出決議。這時要充分發(fā)揮主持人的權威，若沒有主持人的有力領導，往往功虧一簣。

（1）要向與會者報告會議得出的結論或形成的決議。

（2）重述要采取的行動、分配的任務，并使所有參加會議的人，表示已理解并愿意進行這些行動。

（3）提出貫徹執(zhí)行會議決議的要求、達到的目的、工作標準、完成期限等等。

（4）如果需要舉行下一次會議，還應確定會議日程。

（5）給需要單獨與主持人交換意見的人以機會，如“還有哪位同志有不同意見或需要進一步商談的，請明天上午到辦公室談”

（6）結束語。會議結束，一定要說幾句富有號召性的話，使大家像接受光榮任務的指揮員奔回自己的部隊那樣，滿懷著勝利的信心和充滿著大干一番事業(yè)的氣概。