一、傳統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度控制方式存在的問(wèn)題

在傳統(tǒng)模式下，項(xiàng)目進(jìn)度控制主要依賴(lài)于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的手工管理。在小規(guī)模、單一項(xiàng)目類(lèi)型和少量項(xiàng)目的企業(yè)環(huán)境中，這種做法是可行的。然而，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大、項(xiàng)目類(lèi)型的增加以及項(xiàng)目數(shù)量的快速增加，這種人工管理方式的問(wèn)題將逐漸顯現(xiàn)：

1、項(xiàng)目計(jì)劃制定過(guò)程繁瑣，時(shí)間周期長(zhǎng)

在制定計(jì)劃的過(guò)程中，需要分解WBS、順序安排、時(shí)間安排、資源安排等，而且與客戶和團(tuán)隊(duì)成員的有效溝通不可或缺。正因?yàn)槿绱?，制定一套切?shí)可行的項(xiàng)目計(jì)劃往往需要投入大量精力和時(shí)間，項(xiàng)目計(jì)劃制定的效率較低。

2、任務(wù)下達(dá)與執(zhí)行反饋效率低

由于缺乏統(tǒng)一的計(jì)劃、傳達(dá)和記錄平臺(tái)，在項(xiàng)目進(jìn)行期間，項(xiàng)目主管需要定期與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行線下交流，明確各項(xiàng)任務(wù)；執(zhí)行者也只能通過(guò)線下溝通來(lái)匯報(bào)工作進(jìn)展。這種溝通方式不僅繁瑣，而且效率低下。

3、項(xiàng)目進(jìn)度跟進(jìn)困難，延期風(fēng)險(xiǎn)高

項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，由于各項(xiàng)任務(wù)主要依賴(lài)于管理人員進(jìn)行線下跟進(jìn)、收集和記錄，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度的更新了解存在滯后現(xiàn)象。滯后的時(shí)間取決于管理人員統(tǒng)計(jì)進(jìn)度的周期，周期越長(zhǎng)，滯后時(shí)間越長(zhǎng)。這種情況使得項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，增加了項(xiàng)目的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)。

二、愛(ài)敏捷交付云優(yōu)化項(xiàng)目進(jìn)度控制

通過(guò)引入數(shù)字化和智能化的管理工具和方法，企業(yè)可以更好地應(yīng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度控制中的挑戰(zhàn)，提高項(xiàng)目管理的效率和精度。這不僅可以降低項(xiàng)目成本、減少項(xiàng)目延期風(fēng)險(xiǎn)，還可以提升客戶滿意度和企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

如下圖，愛(ài)敏捷交付云支持企業(yè)根據(jù)模板快速制定項(xiàng)目計(jì)劃，通過(guò)項(xiàng)目任務(wù)的自動(dòng)下達(dá)、基于移動(dòng)終端的任務(wù)執(zhí)行反饋、實(shí)時(shí)可視化項(xiàng)目進(jìn)度預(yù)警與監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度的精準(zhǔn)控制，避免傳統(tǒng)的進(jìn)度管理中的時(shí)間周期長(zhǎng)、信息傳遞效率低、進(jìn)度跟進(jìn)困難的問(wèn)題。

圖 項(xiàng)目進(jìn)度管理流程

亮點(diǎn)1：快速制定全面的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

為了避免企業(yè)項(xiàng)目數(shù)量多、類(lèi)型多樣，避免每個(gè)項(xiàng)目從0開(kāi)始制定項(xiàng)目計(jì)劃所帶來(lái)的時(shí)間成本浪費(fèi)，企業(yè)可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模和復(fù)雜度等因素，將項(xiàng)目歸為不同的類(lèi)別。對(duì)于同類(lèi)型的項(xiàng)目，可以采用配置的項(xiàng)目計(jì)劃模板，幫助快速創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃，提高項(xiàng)目計(jì)劃編制的效率。

基于此，愛(ài)敏捷提供了相應(yīng)的項(xiàng)目計(jì)劃模板預(yù)定義功能，可創(chuàng)建基于WBS層次結(jié)構(gòu)的項(xiàng)目計(jì)劃模板，可以預(yù)定義項(xiàng)目類(lèi)型、WBS層次結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目的任務(wù)，并定義任務(wù)之間關(guān)系，例如任務(wù)的執(zhí)行順序。如下圖，管理員可以為每個(gè)項(xiàng)目類(lèi)型關(guān)聯(lián)相應(yīng)的項(xiàng)目模板。

圖 為項(xiàng)目類(lèi)型匹配項(xiàng)目流程

系統(tǒng)支持定義順序型與自定義型的項(xiàng)目流程。在順序型項(xiàng)目中，各階段按照順序進(jìn)行，每個(gè)階段需按順序完成，達(dá)成目標(biāo)后才能進(jìn)入下一階段。對(duì)于自定義型項(xiàng)目流程，用戶可靈活調(diào)整階段順序，不同于順序型，自定義類(lèi)型的項(xiàng)目流程一個(gè)時(shí)間段下允許多個(gè)項(xiàng)目階段并行。

圖 順序型與自定義型項(xiàng)目流程

對(duì)每個(gè)項(xiàng)目流程，可以靈活選擇流程中必須的項(xiàng)目階段，并為各個(gè)階段添加階段子任務(wù)。例如出發(fā)準(zhǔn)備階段，需要確認(rèn)現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)工條件、編制人員出發(fā)計(jì)劃、進(jìn)行入場(chǎng)資料準(zhǔn)備、工具設(shè)備領(lǐng)用、物料領(lǐng)用、車(chē)輛領(lǐng)取等任務(wù)。

圖 定義項(xiàng)目流程的階段及階段任務(wù)

管理員可以設(shè)置任務(wù)模板，在模板中定義該任務(wù)類(lèi)型的優(yōu)先級(jí)、任務(wù)提醒時(shí)間等基礎(chǔ)信息，還可以添加任務(wù)的文檔需求，設(shè)置文檔類(lèi)型及提交的必須性。例如“需求調(diào)研”任務(wù)可以配置必須輸出“調(diào)研報(bào)告”文檔。

圖 定義任務(wù)模板信息

通過(guò)類(lèi)型、流程、階段與任務(wù)的組合，實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)型項(xiàng)目計(jì)劃模板的預(yù)定義。項(xiàng)目創(chuàng)建后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配項(xiàng)目類(lèi)型并創(chuàng)建相應(yīng)的項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理只需根據(jù)預(yù)定義的模板進(jìn)行少量的修改，這將簡(jiǎn)化項(xiàng)目計(jì)劃制定的流程，將制定項(xiàng)目計(jì)劃編制與確認(rèn)的工作量減少50%以上。

圖 根據(jù)預(yù)定義的項(xiàng)目計(jì)劃模板自動(dòng)創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃

亮點(diǎn)2：高效進(jìn)行任務(wù)的下達(dá)與反饋

在項(xiàng)目計(jì)劃確認(rèn)后，系統(tǒng)將根據(jù)項(xiàng)目階段自動(dòng)下達(dá)計(jì)劃中的任務(wù)。如下圖，當(dāng)前階段為出發(fā)準(zhǔn)備階段，顯示為“進(jìn)行中”狀態(tài)，該階段相關(guān)任務(wù)將被自動(dòng)下達(dá)，具體任務(wù)將顯示為“未開(kāi)始”狀態(tài)，這表示任務(wù)尚未開(kāi)始執(zhí)行。其他階段的狀態(tài)將顯示為“已計(jì)劃”，而階段任務(wù)的狀態(tài)將顯示為“未下達(dá)”。

圖 項(xiàng)目任務(wù)自動(dòng)下達(dá)

任務(wù)可以設(shè)置任務(wù)提醒時(shí)間，例如“任務(wù)開(kāi)始前2小時(shí)提醒”，在這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)通過(guò)平臺(tái)、郵件等方式向執(zhí)行者發(fā)送任務(wù)提醒，避免任務(wù)的遺忘。

圖 項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)間提醒

在執(zhí)行任務(wù)的過(guò)程中，執(zhí)行者可以通過(guò)系統(tǒng)隨時(shí)更新任務(wù)進(jìn)度。無(wú)論是在PC端還是移動(dòng)端，愛(ài)敏捷都提供了方便的門(mén)戶界面，讓任務(wù)執(zhí)行人員可以輕松地記錄和上報(bào)任務(wù)信息。

圖 多門(mén)戶反饋執(zhí)行記錄

當(dāng)計(jì)劃者制定的當(dāng)前階段的階段目標(biāo)達(dá)成后，項(xiàng)目管理者可執(zhí)行轉(zhuǎn)階段操作，填寫(xiě)轉(zhuǎn)階段申請(qǐng)單，系統(tǒng)可以配置審批流，轉(zhuǎn)階段申請(qǐng)單審批通過(guò)后，項(xiàng)目轉(zhuǎn)入新的階段，例如在項(xiàng)目驗(yàn)收階段，可以將簽字的項(xiàng)目驗(yàn)收單圖片上傳作為驗(yàn)收階段完成的依據(jù)。

圖 階段任務(wù)完成申請(qǐng)轉(zhuǎn)階段

通過(guò)這種自動(dòng)化的任務(wù)下達(dá)和便捷的任務(wù)反饋機(jī)制，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以更好地協(xié)同工作，確保項(xiàng)目按照計(jì)劃順利進(jìn)行。

亮點(diǎn)3：實(shí)時(shí)可視化的項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控

系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)整合任務(wù)執(zhí)行反饋信息，生成計(jì)劃甘特圖以及人員甘特圖，這些圖表以清晰、直觀的方式展示了任務(wù)的進(jìn)度、人員的工作負(fù)荷以及潛在的延誤風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目相關(guān)人員可以隨時(shí)通過(guò)手機(jī)或電腦查看這些甘特圖，隨時(shí)掌握項(xiàng)目整體和個(gè)人的工作狀況。

圖 通過(guò)甘特圖實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度

在項(xiàng)目管理過(guò)程中，靈活性和適應(yīng)性是至關(guān)重要的。系統(tǒng)不僅提供了數(shù)據(jù)可視化工具，還允許項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)計(jì)劃進(jìn)行靈活調(diào)整。當(dāng)項(xiàng)目面臨變更需求或意外挑戰(zhàn)時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員可以迅速變更計(jì)劃，重新安排任務(wù)和資源，以確保項(xiàng)目能夠繼續(xù)按計(jì)劃進(jìn)行。

圖 變更項(xiàng)目計(jì)劃

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和項(xiàng)目數(shù)量的增加，項(xiàng)目進(jìn)度控制的難度和要求也在不斷提高。通過(guò)引入數(shù)字化和智能化的管理工具和方法，企業(yè)可以更好地應(yīng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度控制中的挑戰(zhàn)，提高項(xiàng)目管理的效率和精度。

愛(ài)敏捷交付云作為一款專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，通過(guò)快速制定項(xiàng)目計(jì)劃、高效的任務(wù)下達(dá)與反饋以及實(shí)時(shí)的項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控等功能，為企業(yè)提供了一種全新的項(xiàng)目進(jìn)度控制解決方案。

未來(lái)，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和企業(yè)需求的不斷變化，項(xiàng)目管理軟件將會(huì)更加智能化、自動(dòng)化和個(gè)性化。企業(yè)應(yīng)積極擁抱新技術(shù)，不斷優(yōu)化項(xiàng)目管理流程，以適應(yīng)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

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