采購(gòu)經(jīng)理要主動(dòng)思考和發(fā)現(xiàn)采購(gòu)流程上的漏洞，及時(shí)改善優(yōu)化流程，降低公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，避免給公司資金損失。但是采購(gòu)環(huán)節(jié)漏洞產(chǎn)生的問題，不應(yīng)該是采購(gòu)經(jīng)理一個(gè)人的事情，是整個(gè)公司運(yùn)營(yíng)體系的問題，經(jīng)營(yíng)管理層包括總經(jīng)理和副總經(jīng)理都有責(zé)任。每個(gè)公司都有自己的獨(dú)特性，這個(gè)公司完善的采購(gòu)流程體系，是整個(gè)公司管理團(tuán)隊(duì)多年經(jīng)營(yíng)積累、不斷改進(jìn)的結(jié)果，其中包括有一些失誤和差錯(cuò)。

采購(gòu)業(yè)務(wù)典型內(nèi)控漏洞及識(shí)別

由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈導(dǎo)致賣方市場(chǎng)向買方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變，使得采購(gòu)環(huán)節(jié)成為舞弊風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)，其中商業(yè)賄賂尤為嚴(yán)重，而且采購(gòu)對(duì)企業(yè)成本影響重大。因此，采購(gòu)業(yè)務(wù)通常都是各個(gè)企業(yè)管控重點(diǎn)所在。但是采購(gòu)環(huán)節(jié)不僅僅是采購(gòu)部門的事情，技術(shù)部門或者需求部門指定供應(yīng)商，或者給各個(gè)供應(yīng)商的技術(shù)要求不一樣，導(dǎo)致報(bào)價(jià)或者投標(biāo)價(jià)格明顯差異，影響最終定點(diǎn)供應(yīng)商。質(zhì)量部門審核把關(guān)開后門，再好的供應(yīng)商也審核出來(lái)一堆毛病，垃圾的供應(yīng)商可能評(píng)分最高級(jí)。

典型漏洞一：采購(gòu)方式不明確或多頭采購(gòu)

企業(yè)需采購(gòu)的物資或服務(wù)往往有很多類型，企業(yè)可根據(jù)自身實(shí)際情況，選擇不同方式：例如公司層面招標(biāo)采購(gòu)、采購(gòu)部門（集團(tuán)公司）統(tǒng)一集中采購(gòu)、各部門分散主導(dǎo)采購(gòu)等。采購(gòu)方式內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式通常有：未明確采購(gòu)權(quán)限，各部門可自行采購(gòu)；重要物資分散采購(gòu)，導(dǎo)致效率低下、成本失控；針對(duì)不重要采購(gòu)事項(xiàng)過(guò)度控制（如不管金額大小，都采用招標(biāo)方式）。

例如：某家公司電腦采購(gòu)權(quán)限不明確，發(fā)現(xiàn)辦公室、信息技術(shù)部、資產(chǎn)管理部都有權(quán)限采購(gòu)電腦，辦公室認(rèn)為電腦屬于辦公用品，而公司辦公用品是由辦公室負(fù)責(zé)采購(gòu)的；信息技術(shù)部認(rèn)為電腦是IT資產(chǎn)，公司IT資產(chǎn)和服務(wù)是由信息技術(shù)部牽頭采購(gòu)的；資產(chǎn)管理部則認(rèn)為電腦是一種固定資產(chǎn)，公司的固定資產(chǎn)是由資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)的。

因此，公司應(yīng)明確采購(gòu)職責(zé)分工，對(duì)不同種類物資、不同金額的采購(gòu)明確采購(gòu)方式。此外，對(duì)于大型集團(tuán)公司，對(duì)于重要物資或服務(wù)，如果由集團(tuán)總部建立統(tǒng)一采購(gòu)平臺(tái)，無(wú)疑可以提升采購(gòu)專業(yè)性，降低采購(gòu)成本。采購(gòu)方式內(nèi)控漏洞導(dǎo)致潛在不利影響可能有：加大采購(gòu)成本；個(gè)別部門或員工利用采購(gòu)權(quán)限進(jìn)行不當(dāng)行為；降低采購(gòu)效率等等。

漏洞識(shí)別：查閱公司采購(gòu)相關(guān)管理制度規(guī)定；了解公司采購(gòu)組織架構(gòu)和職責(zé)分配；了解不同物資采購(gòu)方式；抽查公司物資采購(gòu)執(zhí)行情況；綜合判斷公司采購(gòu)方式是否合理，哪些物資采購(gòu)方式存在漏洞。

典型漏洞二：未編制采購(gòu)計(jì)劃或計(jì)劃編制不合理

采購(gòu)計(jì)劃是管理人員在了解市場(chǎng)供求情況，認(rèn)識(shí)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對(duì)計(jì)劃期內(nèi)物料采購(gòu)管理活動(dòng)所做的預(yù)見性的安排和部署；采購(gòu)計(jì)劃是整個(gè)計(jì)劃管理中的一環(huán)，一般根據(jù)生產(chǎn)部門或其他使用部門的需求計(jì)劃制定，采購(gòu)計(jì)劃包括采購(gòu)物料、采購(gòu)數(shù)量、需求日期等內(nèi)容。

采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式通常有：未編制采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)時(shí)一事一議；采購(gòu)計(jì)劃質(zhì)量粗糙，實(shí)施是嚴(yán)重脫離實(shí)際；采購(gòu)計(jì)劃未得到嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)業(yè)務(wù)及采購(gòu)部門不構(gòu)成實(shí)質(zhì)性約束，不按計(jì)劃采購(gòu)或大量超計(jì)劃采購(gòu)，造成浪費(fèi)損失；同一個(gè)采購(gòu)計(jì)劃多次付款。

采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)控漏洞導(dǎo)致潛在不利影響可能有：所需物資短缺，導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)滿足客戶需求；物資積壓，庫(kù)存大量增加，導(dǎo)致資源浪費(fèi)，資金使用效率低下；財(cái)務(wù)部門面對(duì)突發(fā)性的采購(gòu)用款需求，不能及時(shí)安排資金，資金管理困難；物流、質(zhì)檢等采購(gòu)配合部門工作計(jì)劃性受到直接影響；員工可能為了個(gè)人利益而采購(gòu)一些不必要的物品，導(dǎo)致浪費(fèi)公司資源等等。為此，企業(yè)在應(yīng)完善采購(gòu)計(jì)劃編制流程，采購(gòu)計(jì)劃管理與企業(yè)預(yù)算管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)充分融合，提高采購(gòu)計(jì)劃的指導(dǎo)性。

【案例】深圳某超市采購(gòu)經(jīng)理因收受了廠商大量的“好處費(fèi)”，大額采購(gòu)某廠商的商品并壓縮其他同商品的采購(gòu)量，被供應(yīng)商揭露而引致該高層的盤底調(diào)查，最后東窗事發(fā)。該采購(gòu)權(quán)的歸口管理權(quán)由該采購(gòu)經(jīng)理來(lái)全權(quán)執(zhí)掌。如果上面看出了品類結(jié)構(gòu)或庫(kù)存積壓苗頭不對(duì)勁，他就會(huì)找很多理由來(lái)搪塞：說(shuō)這個(gè)時(shí)期市場(chǎng)情況有變，競(jìng)爭(zhēng)的原因等等。未出現(xiàn)特別重大的事故，上層是不會(huì)對(duì)采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行盤底調(diào)查的，公司在制度上并沒有這個(gè)規(guī)矩，上層也不想多耗精力在這一塊上興師動(dòng)眾地勞民傷財(cái)，這就給采購(gòu)造成黑洞。該案例暴露出公司采購(gòu)環(huán)節(jié)存在諸多缺陷，但可以看出，公司在采購(gòu)過(guò)程中并無(wú)明確的計(jì)劃安排，而是采購(gòu)經(jīng)理可以隨意決定采購(gòu)數(shù)量和進(jìn)度，從而導(dǎo)致通過(guò)不合理的采購(gòu)安排進(jìn)行舞弊。

漏洞識(shí)別：檢查公司是否編制書面的采購(gòu)計(jì)劃；檢查采購(gòu)計(jì)劃編制過(guò)程和依據(jù)，判斷采購(gòu)計(jì)劃編制合理性；通過(guò)抽查已執(zhí)行采購(gòu)，檢查是否按照采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行，實(shí)際采購(gòu)是否與計(jì)劃存在重大偏離。

典型漏洞三：采購(gòu)流程不相容職責(zé)未有效分離

采購(gòu)部門有很多不相容職責(zé)，如：招投標(biāo)過(guò)程中，采購(gòu)部如果負(fù)責(zé)供應(yīng)商錄入，就不應(yīng)該有最終的決標(biāo)權(quán)，以防止采購(gòu)部違規(guī)選擇自己推薦的供應(yīng)商；貨物的采購(gòu)人不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作，以防止采購(gòu)人員收受客戶賄賂購(gòu)買偽質(zhì)材料，影響企業(yè)生產(chǎn)乃至整體利益；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù)；貨物的采購(gòu)、儲(chǔ)存保管人不能擔(dān)任賬務(wù)記錄工作，防止繞過(guò)驗(yàn)單，以減少誤記貨物數(shù)量金額的可能；付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)相分離；記錄應(yīng)付賬款人不能同時(shí)擔(dān)任付款職務(wù)。

【案例】某動(dòng)漫制作公司內(nèi)審人員在審計(jì)過(guò)程中，動(dòng)漫制作人員抱怨公司電腦經(jīng)常死機(jī)、質(zhì)量差，內(nèi)審人員詢問公司采購(gòu)流程，發(fā)現(xiàn)公司并未專設(shè)采購(gòu)部，所有電腦都由行政部采購(gòu)，行政部根據(jù)員工需求進(jìn)行采購(gòu)，供應(yīng)商送貨到行政部，行政部通知員工領(lǐng)用。根據(jù)員工反映情況，內(nèi)審人員打開部分電腦機(jī)箱抽檢，發(fā)現(xiàn)部分品牌機(jī)并非原裝，而是翻新機(jī)。因公司所有電腦送貨后并無(wú)專門檢驗(yàn)人員，僅僅由行政部部長(zhǎng)說(shuō)了算，相當(dāng)于行政部部長(zhǎng)兼任采購(gòu)與驗(yàn)收職責(zé)，導(dǎo)致行政部部長(zhǎng)與供應(yīng)商勾結(jié)，以次充好。

漏洞識(shí)別：檢查企業(yè)是否有明確的不相容職務(wù)分離表，實(shí)際職責(zé)是否與規(guī)定職責(zé)一致，判斷是否存在同一人兼任不相容職務(wù)情況。