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一、采購管理業(yè)務(wù)流程

1.請(qǐng)購與審批控制流程

請(qǐng)購與審批控制流程

2.采購與驗(yàn)收控制流程

采購與驗(yàn)收控制流程

3.采購付款控制流程

采購付款控制流程

4.進(jìn)口業(yè)務(wù)控制流程

進(jìn)口業(yè)務(wù)控制流程

二、采購管理業(yè)務(wù)流程相關(guān)細(xì)則、辦法、規(guī)定、制度

1.采購授權(quán)與審批制度

采購授權(quán)與審批制度

2.采購與驗(yàn)收控制細(xì)則

采購與驗(yàn)收控制細(xì)則

3. 供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理辦法

供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理辦法

4.采購付款控制細(xì)則

細(xì)則名稱：采購付款控制細(xì)則

第1條 目的

為加強(qiáng)公司采購訂購、付款管理控制，確保按合同付款，維護(hù)公司利益，特制定本細(xì)則。

第2條 適用范圍

本公司采購付款作業(yè)，除另有規(guī)定外，均需參照本細(xì)則辦理。

第3條 職責(zé)

1．采購部負(fù)責(zé)采購訂約、確定付款方式等相關(guān)工作。

2．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按合同付款及進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理。

第4條 公司國內(nèi)采購一般采用一次性后付款方式，即供應(yīng)商的物資驗(yàn)收合格后，一次性付清該訂單之貨款，特殊情況需總經(jīng)理核準(zhǔn)。

第5條 國外采購一般采用信用證付款方式，特殊情況需總經(jīng)理核準(zhǔn)。

第6條 采購款項(xiàng)需按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時(shí)間由采購部向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款，統(tǒng)一支付。

第7條 采購部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫單或收貨清單分別建立應(yīng)付賬款臺(tái)賬。

第8條 采購部應(yīng)在每批物資收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對(duì)賬務(wù)，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。

第9條 采購部根據(jù)收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同、應(yīng)付賬款核對(duì)無誤后，制定結(jié)算計(jì)劃。

第10條 結(jié)算計(jì)劃由結(jié)算人員根據(jù)訂購合同的時(shí)間要求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時(shí)間、公司現(xiàn)有資金情況等制定，分清輕重緩急，結(jié)算計(jì)劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由主管副總審批。

第11條 在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時(shí)，結(jié)算人員需對(duì)照合同、收貨清單等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)付賬款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。

第12條 支付貨款時(shí)，財(cái)務(wù)部一般應(yīng)采用銀行劃賬的支付辦法，結(jié)算人員必須在付款后5日內(nèi)向供應(yīng)商索要發(fā)票等有關(guān)票據(jù)或證明文件。

第13條 在部分物資緊張或供應(yīng)商堅(jiān)持要求先款后貨，所需貨款需由采購部、財(cái)務(wù)部審核，總經(jīng)理嚴(yán)格審批后方能辦理。

第14條 采購結(jié)算人員需歸檔保管相關(guān)的采購合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等情況。

第15條 本細(xì)則由采購部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。

第16條 本細(xì)則自公布之日起執(zhí)行。

5.進(jìn)口業(yè)務(wù)管理規(guī)定

制度名稱：進(jìn)口業(yè)務(wù)管理規(guī)定

第1章 總則

第1條 目的

為規(guī)范公司進(jìn)口業(yè)務(wù)作業(yè)，加強(qiáng)采購管理，遵循國際準(zhǔn)則和國家法律法規(guī)，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特定本規(guī)定。

第2條 范圍

進(jìn)口業(yè)務(wù)除另行規(guī)定外，需參照本規(guī)定辦理。

第2章 進(jìn)口業(yè)務(wù)申請(qǐng)審批

第3條 采購詢價(jià)、議價(jià)流程

1．采購部按照《請(qǐng)購單（外購）》需求急緩加以整理，依據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)，并參考市場(chǎng)行情及過去詢價(jià)記錄，以電話（傳真）方式向3家以上供應(yīng)商詢價(jià)。

2．除特殊情形外，采購人員應(yīng)于《請(qǐng)購單（外購）》上注明進(jìn)行比價(jià)、分析、議價(jià)的記錄。

3．請(qǐng)購物資規(guī)格、質(zhì)量驗(yàn)收較復(fù)雜時(shí)，采購部應(yīng)附上各供應(yīng)商所報(bào)的物資規(guī)格并簽署意見，再轉(zhuǎn)請(qǐng)購部門確認(rèn)。

4．比、議價(jià)完成后，采購部填具《請(qǐng)購單（外購）》，擬定“訂購廠商”、“預(yù)定裝運(yùn)日期”等連同供應(yīng)商報(bào)價(jià)，送請(qǐng)購部門按采購審批程序報(bào)批。

5．《請(qǐng)購單（外購）》經(jīng)報(bào)批轉(zhuǎn)回采購部后，采購部向供應(yīng)商訂購并辦理各項(xiàng)手續(xù)。

第4條 采購審批權(quán)限

1．采購金額在××元以下者由請(qǐng)購部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理核決。

2．采購金額超過××元者由總經(jīng)理核決。

第5條 采購變更申請(qǐng)

采購項(xiàng)目經(jīng)審批后又發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更，請(qǐng)購部門需按新的情況所要求程序重新報(bào)批，但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時(shí)仍按原程序報(bào)批。

第6條 如需與供應(yīng)商簽訂長期合約，采購部應(yīng)將簽呈和代擬的長期合約書，按公司合同審批程序報(bào)批后辦理。進(jìn)口業(yè)務(wù)合同一般包括以下內(nèi)容。

1．基本條款包括物資名稱、品質(zhì)與規(guī)格要求、單價(jià)與總價(jià)、數(shù)量、貨款支付方式、裝運(yùn)、包裝、保險(xiǎn)等方面內(nèi)容。

2．一般條款包括不可抗力事故、索賠規(guī)定、仲裁、適用法律、違約及解約等。

3．付款方式約定，包括匯款、信用證付款、托收、貨到付款、憑單付款等。

第3章 進(jìn)口業(yè)務(wù)進(jìn)度控制

第7條 采購部依照《請(qǐng)購單（外購）》及《采購控制表》控制外購作業(yè)進(jìn)度。

第8條 采購部門在每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)，應(yīng)主動(dòng)開具《進(jìn)度異常反應(yīng)單》記明異常原因及處理對(duì)策，修訂進(jìn)度并通知請(qǐng)購部門。

第9條 采購部門一旦發(fā)現(xiàn)外購裝船日期有延誤時(shí)，即應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)商聯(lián)系催交，并開立《進(jìn)度異常反應(yīng)單》記明異常原因及處理對(duì)策，通知請(qǐng)購部門，并按請(qǐng)購部門意見辦理。

第4章 進(jìn)口許可證申請(qǐng)管理

第10條 進(jìn)口許可證是由國家統(tǒng)一簽發(fā)的、批準(zhǔn)某項(xiàng)商品進(jìn)口的具有法律效力的證明文件，也是海關(guān)查驗(yàn)放行進(jìn)口貨物和銀行辦理付匯的依據(jù)，公司需遵循國家相關(guān)法律法規(guī)，凡公司進(jìn)口物資屬于國家宣布實(shí)行許可證管理范圍內(nèi)，除特準(zhǔn)者外，公司需辦理申領(lǐng)進(jìn)口許可證手續(xù)。

第11條 提交申請(qǐng)。

1．公司在對(duì)外訂貨之前需向發(fā)證機(jī)關(guān)提交廳、局級(jí)以上或相當(dāng)于廳、局級(jí)部門出具的申領(lǐng)進(jìn)口許可證的正式函件。

2．申請(qǐng)函件內(nèi)容包括進(jìn)口商品名稱、數(shù)量、金額、主要用途、外匯來源、對(duì)外成交單位等。

第12條 發(fā)證機(jī)關(guān)在收到上述有關(guān)申請(qǐng)材料后，進(jìn)行審核，審核同意后，公司采購經(jīng)辦人按規(guī)定要求填寫《進(jìn)口貨物許可證申請(qǐng)表》，經(jīng)公司加蓋公章后，送交發(fā)證機(jī)關(guān)。

第13條 發(fā)證機(jī)關(guān)在申請(qǐng)表送交后的3個(gè)工作日內(nèi)，簽發(fā)《進(jìn)口貨物許可證》，公司憑已辦理對(duì)外訂貨及向海關(guān)辦理貨物進(jìn)口報(bào)關(guān)和銀行付匯。

第14條 公司領(lǐng)取許可證后，嚴(yán)禁私自涂改進(jìn)口許可證的任何內(nèi)容，因故需要更改的，必須向原發(fā)證機(jī)關(guān)申述理由，經(jīng)同意后填寫《進(jìn)口貨物許可證更改申請(qǐng)表》一式兩聯(lián)，由原發(fā)證機(jī)關(guān)按規(guī)定進(jìn)行審批，并簽字蓋章。

第15條 經(jīng)發(fā)證機(jī)關(guān)核發(fā)的進(jìn)口許可證的有效期為1年，若貨物在有效期內(nèi)沒有進(jìn)口，公司可向發(fā)證機(jī)關(guān)申請(qǐng)延期，發(fā)證機(jī)關(guān)視情況批準(zhǔn)延長有效期（一般為半年），經(jīng)加蓋更改專用章后有效。

第5章 投保

第16條 在FOB或CFR條件下的保險(xiǎn)由公司辦理，公司一般與保險(xiǎn)公司簽訂預(yù)約保險(xiǎn)合同。

第17條 在收到裝船通知后，公司經(jīng)辦人員需及時(shí)將船名、開航日期、提單號(hào)、物資名稱、數(shù)量、裝運(yùn)港、目的港等內(nèi)容通知保險(xiǎn)公司，辦妥保險(xiǎn)手續(xù)。

第6章 信用證付款管理

第18條 公司進(jìn)口業(yè)務(wù)一般采購信用證進(jìn)行付款，申請(qǐng)開立信用證的時(shí)間需符合同規(guī)定，合同未規(guī)定時(shí)，一般掌握在合同規(guī)定的裝運(yùn)期前一個(gè)月到半個(gè)月左右。

第19條 采購部需提前向財(cái)務(wù)部提交公司內(nèi)部的信用證開立申請(qǐng)書，并報(bào)請(qǐng)采購部經(jīng)理，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人與公司負(fù)責(zé)人簽審后，再向財(cái)務(wù)人員提供下列資料。

1．蓋有《法規(guī)審核專用章》的進(jìn)口業(yè)務(wù)合同或委托代理進(jìn)口協(xié)議正本一套。

2．銀行開證申請(qǐng)書。

3．如屬國家控制性商品，還需提供進(jìn)口商品許可證或機(jī)電設(shè)備進(jìn)口證明或進(jìn)口商品登記證明等文件正本。

第20條 財(cái)務(wù)人員在備齊上述開證所需資料審核無誤后，盡快提交銀行，并按與銀行事先約定的保證金比例將款轉(zhuǎn)入銀行保證金賬戶。

第21條 信用證開出后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)取回信用證副本并采購部經(jīng)辦人共同核對(duì)。

第22條 開出的信用證需修改時(shí)，采購經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部提出書面改證申請(qǐng)并附詳細(xì)內(nèi)容，重要內(nèi)容的修改還需采購部經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)人員審核無誤后加蓋財(cái)務(wù)章送交銀行通知改證，并及時(shí)查收改證回單。

第23條 財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)信用證條款或進(jìn)口業(yè)務(wù)合同仔細(xì)核查單證是否相符，以及各個(gè)單據(jù)之間是否相符，如若發(fā)現(xiàn)單單之間、單證之間有不一致之處，應(yīng)及時(shí)通知付款銀行，停止付款。

第7章 驗(yàn)收及索賠

第24條 對(duì)于國外訂購物資，經(jīng)到貨開箱檢查發(fā)現(xiàn)缺損、質(zhì)量低劣或因到貨延遲造成的經(jīng)濟(jì)損失，可提出索賠。

第25條 屬于質(zhì)量問題或損壞者，公司需首先需申請(qǐng)國際商檢部門進(jìn)行檢驗(yàn)和技術(shù)鑒定，取得公證手續(xù)并填寫有關(guān)資料和證明文件，按照合同中確認(rèn)的索賠和仲裁條件向供應(yīng)商提出索賠。

第26條 索賠的范圍規(guī)定

1．訂購的設(shè)備依據(jù)裝箱單查出短缺或不配套，應(yīng)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)賠償。

2．設(shè)備在運(yùn)輸途中如有缺損，除非遭受意外事故（災(zāi)害、交通事故）作專案處理外，運(yùn)輸部門應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。

3．設(shè)備到目的地時(shí)，發(fā)現(xiàn)包裝破損，經(jīng)開箱證明損失屬于保險(xiǎn)公司責(zé)任范圍之內(nèi)者，則可向保險(xiǎn)公司索賠，索賠視保險(xiǎn)的種類而異。

4．發(fā)現(xiàn)設(shè)備質(zhì)量與合同規(guī)定不符，如屬設(shè)計(jì)和制造的問題或因未經(jīng)檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品可向供應(yīng)商索賠，其責(zé)任按合同的規(guī)定而確定。

5．因交貨延期影響公司生產(chǎn)、價(jià)格和資金利息上的損失，其責(zé)任或在供應(yīng)商，或在出口商，或在運(yùn)輸部門，應(yīng)按具體情況及合同規(guī)定索賠。

第27條 索賠應(yīng)具備的憑證和清單如下所示。

1．輪船簽發(fā)的卸貨證明單。

2．商檢部門的檢驗(yàn)報(bào)告。

3．提單副本。

4．供應(yīng)商的原發(fā)票。

5．供應(yīng)商的原包裝清單。

6．運(yùn)輸部門證明的缺損明細(xì)表。

7．應(yīng)付賠款的清單。

第28條 向保險(xiǎn)公司索賠時(shí)的憑證和清單包括保險(xiǎn)單、提單副本、原出口商的發(fā)票、原出口商的包裝清單、損失情況及損失原因與金額的證明文件。

第29條 外購物資退貨或退換時(shí)，采購部應(yīng)依政府規(guī)定期限向海關(guān)申請(qǐng)。

第30條 復(fù)運(yùn)出口、進(jìn)口的有關(guān)事務(wù)，采購部應(yīng)負(fù)責(zé)辦理，其出口進(jìn)口簽證、船務(wù)、保險(xiǎn)報(bào)關(guān)等事務(wù)則委托出口機(jī)構(gòu)配合辦理。

第8章 附則

第31條 本制度由采購部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。

第32條 本制度自公布之日起執(zhí)行。

6.采購預(yù)付款與定金制度

制度名稱：采購預(yù)付款和定金制度

第1章 總則

第1條 目的

為加強(qiáng)公司物資采購預(yù)付款和定金的結(jié)算與管理，保證各項(xiàng)款項(xiàng)使用合理、結(jié)算及時(shí)，有效控制壞賬風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。

第2條 職責(zé)

1．采購部負(fù)責(zé)采購預(yù)付款和定金的申請(qǐng)，并對(duì)其安全性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。

2．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按照生效合同辦理預(yù)付款和定金的支付、財(cái)務(wù)核算和監(jiān)控跟蹤預(yù)付賬款的清理工作。

第3條 預(yù)付款是公司采購支付手段之一，預(yù)付金額比例應(yīng)在采購合同中做明確規(guī)定。

第4條 定金指公司為保證采購合同的履行，經(jīng)由財(cái)務(wù)部審批預(yù)先向供應(yīng)商交納一定數(shù)額的錢款，定金具有擔(dān)保性質(zhì)。

第2章 預(yù)付款與定金的申請(qǐng)與審批

第5條 采購部應(yīng)嚴(yán)格依照公司預(yù)付款和定金管理的限制條件進(jìn)行采購談判和支付。

第6條 原材料采購原則上不得支付預(yù)付款或定金，如確需支付預(yù)付款或定金的，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理審批，賬期不得超過××天并且金額不得超過總價(jià)的××%。

第7條 大型設(shè)備購置，原則上預(yù)付款總數(shù)不得超過××%，支付時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照采購總值審批，在設(shè)備未試用驗(yàn)收之前，預(yù)付款總數(shù)不得超過采購總價(jià)的××%。

第8條 簽訂采購合同時(shí)，公司供應(yīng)商應(yīng)對(duì)各類預(yù)付款和定金的數(shù)額以及償付方法做明確的規(guī)定。

第9條 申請(qǐng)預(yù)付款時(shí)需采購部持審批后的有效合同辦妥預(yù)付款業(yè)務(wù)初審手續(xù)，經(jīng)財(cái)務(wù)部復(fù)審后，報(bào)總經(jīng)理審批方可支付。

第10條 因資金調(diào)度原因，間隔30天以上已批未支付的預(yù)付款申請(qǐng)，支付時(shí)需經(jīng)財(cái)務(wù)部重新簽字確認(rèn)。

第11條 采購部經(jīng)辦人需按采購合同規(guī)定的時(shí)間組織收貨，驗(yàn)收入庫并辦理結(jié)算。

第3章 預(yù)付款和定金的財(cái)務(wù)處理

第12條 預(yù)付款或定金自支付之日起由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)登記臺(tái)賬，跟蹤預(yù)付款的預(yù)付、結(jié)算過程。

第13條 每月初各財(cái)務(wù)部根據(jù)預(yù)付款臺(tái)賬信息，書面督促采購部經(jīng)辦人員及時(shí)結(jié)算、沖報(bào)。

第14條 財(cái)務(wù)部每月對(duì)預(yù)付款和定金進(jìn)行分析，并向采購部提供未清理明細(xì)報(bào)告，督促其及時(shí)清理。

第15條 每年年終，公司全面清查預(yù)付賬款和定金的使用情況，并與供應(yīng)商核對(duì)無誤后書面簽章確認(rèn)。

第16條 公司將逾期未核銷預(yù)付款對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商列入禁止交易黑名單，取消其參與公司采購招標(biāo)或競選資格。

第17條 對(duì)確實(shí)無法收回或核銷的款項(xiàng)，公司應(yīng)詳細(xì)分析原因后及時(shí)處理，不得長期掛賬。

1．由于工作人員失誤造成的，要追究有關(guān)部門和經(jīng)辦人的責(zé)任。

2．對(duì)因供應(yīng)商原因造成的預(yù)付款或定金無法收回或核銷，并已盡追索義務(wù)的，應(yīng)按照公司審批權(quán)限報(bào)批后以壞賬處理予以核銷。

第4章 附則

第18條 本制度由公司財(cái)務(wù)部擬定，自下發(fā)之日起執(zhí)行，如與前期規(guī)定相抵觸，以本制度為準(zhǔn)。

第19條 本制度未盡事宜，參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

#內(nèi)部控制##采購##流程設(shè)計(jì)#

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