眾所周知，資源大多數(shù)時(shí)候是有限的，項(xiàng)目經(jīng)理需要充分利用手頭的資源。

項(xiàng)目管理中的資源分配或資源錯(cuò)誤配置往往是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的最大因素。大多數(shù)團(tuán)隊(duì)通常在資源“利用不足”和 “過度分配”之間來回?fù)u擺——這兩種情況都不利于其效率。

有效管理項(xiàng)目的 10 個(gè)資源分配技巧

項(xiàng)目資源多種多樣，以下是在管理項(xiàng)目時(shí)可以執(zhí)行的高效資源分配方法：

1. 分析項(xiàng)目范圍

在開始制定計(jì)劃分配工作前，了解清楚所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的范圍。確定好項(xiàng)目的類型和規(guī)模、最終目標(biāo)、預(yù)算、持續(xù)時(shí)間等。還需要了解團(tuán)隊(duì)及其能力，以便為項(xiàng)目分配合適的團(tuán)隊(duì)成員。

2. 確定資源

下一步是戰(zhàn)略性地確定和收集所需的資源。由于大多數(shù)企業(yè)在同一時(shí)間開展多個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理在人力、財(cái)力、物力、地點(diǎn)等方面的可用資源可能有限。請(qǐng)確保有所需的資源可供分配。創(chuàng)建可用和所需資源的列表，并確保它們符合分配的預(yù)算。

3. 為變更制定備用計(jì)劃

作為項(xiàng)目經(jīng)理，可能已經(jīng)經(jīng)歷過大多數(shù)項(xiàng)目偏離原計(jì)劃的情況。項(xiàng)目范圍、預(yù)算或時(shí)間表的變更都會(huì)影響項(xiàng)目的交付。

對(duì)于意外的項(xiàng)目計(jì)劃變更，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該始終有一個(gè)備用資源分配計(jì)劃。

4. 將項(xiàng)目劃分為較小的任務(wù)

項(xiàng)目管理包括將任務(wù)劃分為子任務(wù)、分配子任務(wù)、為每個(gè)子任務(wù)設(shè)定固定的預(yù)算和期限。資源分配是這一過程的重要組成部分，因?yàn)橘Y源是管理和分配給每項(xiàng)任務(wù)的，而不是項(xiàng)目層面的。

在將項(xiàng)目劃分為任務(wù)和子任務(wù)時(shí)，要盡量識(shí)別危險(xiǎn)信號(hào)，如團(tuán)隊(duì)成員無法完成任務(wù)或任務(wù)之間存在依賴關(guān)系。成功將項(xiàng)目劃分為若干任務(wù)后，就可以制定備用恢復(fù)策略，以防出現(xiàn)與預(yù)期不符的情況。

5. 跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度

資源分配是指有效利用可用資源和團(tuán)隊(duì)能力。衡量資源利用率可以有助檢查團(tuán)隊(duì)的工作情況。密切關(guān)注時(shí)間跟蹤和員工的工作量，確保任務(wù)完成的時(shí)間不會(huì)比平時(shí)長。

項(xiàng)目經(jīng)理可以設(shè)置時(shí)間估算，確定完成工作需要多少時(shí)間。這樣就能輕松識(shí)別出哪些員工有太多（或太少）工作要做。

使用出色的項(xiàng)目管理軟件，如8Manage PM，可以將估算值與實(shí)際值進(jìn)行比較，了解資源是否分配得當(dāng)。

6. 不要過度分配資源

當(dāng)資源在給定時(shí)間內(nèi)分配了過多的工作時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)過度分配。如果不加以解決，這個(gè)問題會(huì)影響成員的工作效率、士氣、工作標(biāo)準(zhǔn)等。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，你可以通過以下方式解決過度分配問題：分配額外資源、替換資源、延遲低優(yōu)先級(jí)任務(wù)或縮短任務(wù)持續(xù)時(shí)間。

7. 采取整體方法

過于專注于某個(gè)過程而忽視了正在發(fā)生的事情，是一個(gè)常見問題。這不僅僅比較項(xiàng)目預(yù)期結(jié)果和實(shí)際結(jié)果。

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)經(jīng)常評(píng)估資源狀況。例如，是否有人休假，是否有人生病，團(tuán)隊(duì)的日程安排如何？哪怕一個(gè)微小的細(xì)節(jié)，都可能導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。

8. 資源平衡

資源平衡清楚地說明了在現(xiàn)有資源限制下可以完成哪些工作。

它既可用于人力資源，也可用于物質(zhì)資源。當(dāng)關(guān)鍵資源只能在規(guī)定時(shí)間提供、分配過多或數(shù)量有限時(shí)，就需要使用這此工具。

9. 使用軟件工具管理資源

在這個(gè)技術(shù)驅(qū)動(dòng)的時(shí)代，使用專為簡化項(xiàng)目管理和實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)間協(xié)作而設(shè)計(jì)的項(xiàng)目管理軟件，是高效管理資源的有效方法。在8Manage PM項(xiàng)目管理軟件中，由于所有強(qiáng)大的功能都集中在一個(gè)平臺(tái)上，項(xiàng)目經(jīng)理無需在不同地點(diǎn)使用多個(gè)工具，從而節(jié)省了時(shí)間和金錢。

● 自動(dòng)根據(jù)資源技能和可分配時(shí)間查找合適的資源
● 跟進(jìn)資源的計(jì)劃分配，實(shí)際分配和實(shí)際使用
● 根據(jù)資源分配自動(dòng)進(jìn)行費(fèi)用估算和預(yù)算
● 對(duì)資源的計(jì)劃與實(shí)際使用記錄進(jìn)行比較分析
● 自動(dòng)檢測資源的過度分配與不合適的資源
● 通過甘特圖、項(xiàng)目日歷等工具分配資源

使用8Manage PM，你可以完全控制項(xiàng)目，直觀了解項(xiàng)目進(jìn)度，確保團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)成員都在同一頁面上。你還可以知道某項(xiàng)任務(wù)是否落后于計(jì)劃，并設(shè)置自動(dòng)提醒任務(wù)負(fù)責(zé)人。

10. 使用資源報(bào)告

即使已經(jīng)勾勒出一個(gè)很好的計(jì)劃，但項(xiàng)目經(jīng)常會(huì)發(fā)生變化。因此，資源報(bào)告會(huì)告訴你，實(shí)際情況與計(jì)劃相比如何。

8Manage PM 提供各種資源計(jì)劃與使用報(bào)表。你可以使用它來創(chuàng)建詳細(xì)的項(xiàng)目和資源報(bào)告，通過簡單的路線圖時(shí)間表和圖表直觀地了解項(xiàng)目進(jìn)展情況。你也可以使用系統(tǒng)的單個(gè)報(bào)告來分析所有項(xiàng)目的績效和進(jìn)度，并充分利用資源管理報(bào)告提前制定計(jì)劃。

結(jié)論

規(guī)劃和實(shí)施高效的資源分配可以為企業(yè)帶來多方面的好處。它有助于消除不必要的工作延誤，應(yīng)對(duì)范圍的突然變化，并跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，以確保企業(yè)從有限的資源中獲得最大收益。

但資源管理非常復(fù)雜，經(jīng)常動(dòng)態(tài)變化。如果沒有8Manage PM這樣的實(shí)時(shí)項(xiàng)目管理軟件，幾乎不可能進(jìn)行充分管理。